インボイス対応の領収書を作る前にやること：必要な記載事項と請求書の使い分け

平日の22時から、僕の副業の時間が始まります。ライティングやECサイト運営に使えるのは1〜2時間。書類づくりに使う時間も、この枠の中です。そこで整理しておきたいのが、「請求書を出したあと、領収書にもインボイスの項目を全部書くのか」という疑問です。

領収書は、必要事項を満たせばインボイスになります。ただ、代金を請求する役割と、受け取ったことを示す役割は別です。この二つを分けて考えると、どの書類に何を書くかを決めやすくなります。

領収書の欄を埋める前にやること：登録と必要事項を照合する

国税庁のインボイス制度の説明では、書類の名称は問いません。請求書だけでなく、領収書やレシートも対象です。買手が仕入税額控除を受けるには、原則として帳簿と適格請求書等を保存します。

発行する側は、まず自分が適格請求書発行事業者として登録済みかを確認します。そのうえで、通常の適格請求書として領収書を作るなら、次の項目をそろえます。

国税庁の適格請求書等の記載事項では、対価の額は税抜き・税込みのどちらでも記載できます。合計金額と登録番号だけで終えず、取引内容や税率ごとの内訳まで見るのが確認のポイントです。

一方、小売業や飲食店業、タクシー業など、対象となる事業では適格簡易請求書を交付できます。国税庁の適格簡易請求書を交付できる事業の説明によると、この形式では交付先の氏名・名称が不要です。また、税率ごとの消費税額等と適用税率は、いずれかを記載する形にできます。

💡「領収書だから宛名を省ける」という区分ではありません。僕の副業でも、ライティングとECサイト運営を一括りにせず、どの事業の取引かを確認してから様式を選ぶ、と考えます。

実務上は、支払前に金額・内容・支払期限を伝えるのが請求書、支払後に代金を受け取ったことを示すのが領収書、と分けると管理しやすいです。インボイス制度が、両方を別々の様式で作ることを要件にしているわけではありません。

僕は以前、請求書に支払期日を書き忘れ、入金が2か月遅れたことがあります。だから僕なら、請求時には支払期限、受領時には入金済みであることを確認し、それぞれの目的に必要な欄を分けて見ます。税務上の記載事項がそろっていても、支払予定の管理まで済むわけではないからです。

また、国税庁のインボイスの取扱いに関する説明では、相互の関連が明確で、取引を正確に認識できれば、複数書類の全体で要件を満たせます。領収書と明細書を組み合わせるなら、僕なら共通の取引番号などで対応を示し、セットで管理する形を考えます。

みなさんが発行する場合は、登録を確認し、取引内容と税率別の金額を整理して、宛名などを記入します。交付後は写しも保存します。受け取る場合も、領収書だけで要件を満たすのか、明細書との組み合わせなのかを見ておくと、残す書類が分かります。

国税庁のインボイス制度の手引きでは、交付したインボイスの写しや電磁的記録は原則7年間保存します。仕入税額控除のために受け取った適格請求書等も、原則7年間の保存が必要です。

※副業・業務委託まわりの税制や契約ルールは見直しが多く、記事の内容は公開時点のものです。紹介しているサービスや事業者の利用をすすめるものではありません。申告や契約の前には、税務署・公式サイト・専門家で最新の情報をご確認ください。